Compte-rendu du CA du 18/05/2012

Présents : Guillaume Bergeot (Président), Sylvain Parise (Trésorier), Nathalie Aufrère (CA puis nommée Secrétaire durant la réunion), Miguel Wetter (CA), Patxi Mora (CA) et Clément Faverial (nommé au CA durant la réunion).
1. Démission du Secrétaire : suite à la démission de Nicolas Aufrère, un nouveau Secrétaire a été nommé parmi les membres du CA, conformément à ce qui est prévu dans les Statuts de l’Association : Nathalie Aufrère. Son siège au CA étant vide, Clément Faverial s’est porté volontaire pour siéger à son tour au CA. 2. L’AG : la future AG, qui clôturera l’exercice en cours et durant laquelle le nouveau Bureau et les membres du CA seront désignés aura lieu le 31/08/2012 à 21h00. Si le Corum n’est pas atteint, les membres seront re-convoqués ce même jour, une heure après. 3. Le stock Avalon : En juin 2012, Kim Nguyen, le précédent Président de l’Association, cessera de conserver chez lui les affaires d’Avalon (costumes, équipements divers…). Faute de solution de stockage accessible financièrement, le matériel sera confié à l’Association EQDR (En Quête de Rêve) dont Miguel Wetter est président. Il en disposera pour les événements de sa propre Association et le mettra à disposition d’Avalon gracieusement sur demande. Il sera décidé en AG si cette solution est définitivement adoptée, auquel cas, il s’agira d’un don avec mise à disposition gracieuse pour Avalon, si nécessaire. 4. Parc de la Source, le 26 mai 2012 : 15 volontaires se sont manifestés pour animer cette fête de quartier du Toulon. Il y aura, cette année, des barnums fermés sur les côtés, au cas où il pleuvrait. 5. BloodBowl, la Coupe Vésunna : Patxi nous indique qu’il y a suffisamment de volontaires, au jour d’aujourd’hui, pour assurer l’organisation de cet événement. Sylvain recontactera l’assurance pour obtenir l’attestation, non reçue alors que le chèque de cotisation a bien été débité du compte d’Avalon. La formule de location du local a changé, nous paierons 12€ par jour et par personne, plus 250€ de forfait. Cette formule, plus avantageuse, devrait permettre de mieux équilibrer les comptes. Les éditeurs n’ont pas fourni de lots cette année (très peu de réponses à nos sollicitations), les lots exacts restent à définir (bons de réduction ?). Pour les goodies, Avalon donnera 60€, approximativement, pour financer la 40aine de goodies. 6. Initiation au Huis-Clos le 09 juin 2012 : 5 inscriptions pour le moment, restent 4 rôles disponibles, il devraient être faciles à pourvoir. Il s’agit d’un scénario Sans Peur et Sans Reproches (SPSR) réservé aux débutants. 7. GN Crystallum, du 22 au 24 juin 2012 : Avalon prêtera du matériel et mettra ses moyens de communication à disposition de l’Association Utopia, qui organise ce GN. En revanche, malgré la sollicitation d’Utopia, Avalon ne donnera pas d’argent à cette Association (vote du CA et du Bureau : 1 oui, 2 abstentions et 3 non). 8. Nuit du Huis Clos Occitane, le 27 octobre 2012 : Avalon participera à cet événement, en tant que membre du GLOP (Guide Ludique Occitane Provisoire). Guillaume et Yael organiseront un Huis-Clos Harry Potter. Il y aura également d’autres associations : Le Dragon Libournais, EQDR, le Grand Duc et Border GN. Cinq Huis-Clos sont prévus en tout, un 6e pourrait être organisé s’il y avait beaucoup de participants. Informations sur nuitduhuisclos.com, participation : 10€ par personne. Chaque Huis-Clos dure 4h, l’horaire prévu est 20h00-00h00. Lancement de la campagne de communication : début juillet. 9. Le Grand Siècle : Comme David, d’OVS, nous le demande, nous proposerons son jeu à nos membres et ils pourront utiliser nos locaux pour leur jeu de plateau. 10. Communication : par souci de facilité d’accès à l’information et afin de disposer d’un véritable site internet (et non d’une simple page web), Nathalie et Sylvain ont développé un nouveau site, plus exhaustif (des membres se sont plaints de ne pas trouver les informations recherchées). L’un des buts est d’améliorer la navigation tout en rajeunissant l’image du site. Les membres du Bureau et le CA donneront leur avis sur ce travail avant que Sylvain effectue le remplacement de l’ancienne page. La page Facebook est inactive, il faudra la réactiver et la tenir à jour. De nouveaux fly sont prêts, les logos de nos partenaires seront ajoutés à la maquette avant lancement de l’impression. Des tee-shirts seront éventuellement imprimés, mais nous attendrons qu’il y ait des offres promotionnelles sur Vistaprint (ou autre fournisseur). Enfin, nous projetons d’effectuer un travail d’archivage et de clarification sur le Forum.

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