Compte-rendus

Compte rendu de l’Assemblée Générale du 31/08/2012

Le Corum (1/3 des membres) fut atteint à 21h, heure de la convocation. L’AG a pu commencer à l’heure prévue. Présentation des bilans financiers par activité (voir rapport financier 2011/2012 pour le détail). La mairie nous subventionne 2150€ sous forme de prêt de salle. Suite à notre demande, ce prêt est renouvelé pour l’exercice 2012-2013 dans les mêmes conditions que les années précédentes. De plus, nous disposons de la Salle du haut et d’une armoire de stockage. Nous remercions chaleureusement le Comité de Quartier du Toulon qui nous accueille. Nous étudierons cette année le développement de projets et demanderons peut-être des subventions pour les financer. Résumé des activités 2011-2012 : -          Le vendredi soir continue et fonctionne bien, -          Les mardis jeux sont également un succès. Ils ont commencé aux Thétards, puis ont continué au Marco Polo (qui a fermé) et se déroulent actuellement au Garden Ice Café tous les 1er et 3e mardi du mois, -          BloodBowl continue, la ligue se poursuit et la Coupe Vésuna a eu lieu au Lycée Agricole, comme chaque année (entre 40 et 50 participants).  Notre équipe a également participé à la coupe du monde et a remporté le prix du Fair Play, -           A noter cette année : le redémarrage du JDR sur table, dans la salle du haut, ponctuellement, -          La Camarilla a été relancée durant cet exercice et s’est arrêté à cause d’un défaut d’organisation. L’association Avalon remercie l’Association les Jeteurs de Dés de Saint Astier pour nous avoir prêté une salle. Evénements récurrents auxquels nous avons participé en 2011-2012: -          Fête du Parc de la Source : Les membres d’Avalon étaient très présents à cette fête de quartier, nous remercions les membres qui participent à ce type d’événements, -          Fête de la jeunesse, Place Francheville, qui aura également lieu cette année le samedi 22 septembre à partir de 14h30. -          La Semaine du Jeu (fin octobre) Evénements ponctuels 2011-2012 -          Retour du GN à Avalon par le biais de notre partenariat (nous avons prêté du matériel) avec l’association Utopia qui a organisé le GN Crystallum (qui a beaucoup plus aux participants). Cette association envisage de refaire un GN en 2014, -          Initiation au Huis Clos (un succès prometteur pour l’avenir du Huis Clos à Avalon), Evénement nouveau à venir : -          Le 27 octobre : nuit du Huis Clos Occitane, à laquelle participe Avalon par le biais du groupe d’associations GLOP (auquel Avalon appartient). Il aura lieu dans un collège, à Libourne. 6 Huis Clos seront proposés sur 4 heures. L’inscription s’élève à 10€. Un covoiturage est envisageable pour les Avaloniens, Le futur Bureau d’Avalon devra penser à recontacter le Directeur de Cap Cinema afin de pérenniser nos avantages là-bas en tant qu’adhérents (places à 6€ les mardis, mercredis et jeudis). Signalons également que le site internet a été refondu, restera le Forum à retravailler. Une maquette de Flyers est faite, reste à l’imprimer et à créer de nouvelles affiches. Nous devrions relancer le projet de Fête du Jeu, avec Kim, en se calant sur la date nationale existante. Emmanuelle est partante pour s’investir dans ce projet. Vote du bilan financier et moral à main levée : approuvé à l’unanimité. Après vote des adhérents, furent élus au Conseil d’administration d’Avalon pour 2012-2013 : -          Miguel Wetter -          Aurélien Portes -          Martin Froideveaux -          Nathalie Aufrère -          Sylvain Parise -          Clément Faverial Le stock Avalon : Les membres votent pour que le stock de matériel GN Avalon soit donné à l’association En Quête de Rêves qui le mettra à notre disposition chaque fois que nous le demanderons. Il est décidé qu’un jeu de clés soit laissé de manière permanente dans la boutique de Martin pour faciliter leur accessibilité en cas d’impondérable. Le vote du Bureau par le CA est reporté au 07/09/2012 car tous les membres élus ne sont pas présents à l'AG (manquent Clément et Martin).     C.A. du 18/05/2012 Présents : Guillaume Bergeot (Président), Sylvain Parise (Trésorier), Nathalie Aufrère (CA puis nommée Secrétaire durant la réunion), Miguel Wetter (CA), Patxi Mora (CA) et Clément Faverial (nommé au CA durant la réunion).
1. Démission du Secrétaire : suite à la démission de Nicolas Aufrère, un nouveau Secrétaire a été nommé parmi les membres du CA, conformément à ce qui est prévu dans les Statuts de l’Association : Nathalie Aufrère. Son siège au CA étant vide, Clément Faverial s’est porté volontaire pour siéger à son tour au CA. 2. L’AG : la future AG, qui clôturera l’exercice en cours et durant laquelle le nouveau Bureau et les membres du CA seront désignés aura lieu le 31/08/2012 à 21h00. Si le Corum n’est pas atteint, les membres seront re-convoqués ce même jour, une heure après. 3. Le stock Avalon : En juin 2012, Kim Nguyen, le précédent Président de l’Association, cessera de conserver chez lui les affaires d’Avalon (costumes, équipements divers…). Faute de solution de stockage accessible financièrement, le matériel sera confié à l’Association EQDR (En Quête de Rêve) dont Miguel Wetter est président. Il en disposera pour les événements de sa propre Association et le mettra à disposition d’Avalon gracieusement sur demande. Il sera décidé en AG si cette solution est définitivement adoptée, auquel cas, il s’agira d’un don avec mise à disposition gracieuse pour Avalon, si nécessaire. 4. Parc de la Source, le 26 mai 2012 : 15 volontaires se sont manifestés pour animer cette fête de quartier du Toulon. Il y aura, cette année, des barnums fermés sur les côtés, au cas où il pleuvrait. 5. BloodBowl, la Coupe Vésunna : Patxi nous indique qu’il y a suffisamment de volontaires, au jour d’aujourd’hui, pour assurer l’organisation de cet événement. Sylvain recontactera l’assurance pour obtenir l’attestation, non reçue alors que le chèque de cotisation a bien été débité du compte d’Avalon. La formule de location du local a changé, nous paierons 12€ par jour et par personne, plus 250€ de forfait. Cette formule, plus avantageuse, devrait permettre de mieux équilibrer les comptes. Les éditeurs n’ont pas fourni de lots cette année (très peu de réponses à nos sollicitations), les lots exacts restent à définir (bons de réduction ?). Pour les goodies, Avalon donnera 60€, approximativement, pour financer la 40aine de goodies. 6. Initiation au Huis-Clos le 09 juin 2012 : 5 inscriptions pour le moment, restent 4 rôles disponibles, il devraient être faciles à pourvoir. Il s’agit d’un scénario Sans Peur et Sans Reproches (SPSR) réservé aux débutants. 7. GN Crystallum, du 22 au 24 juin 2012 : Avalon prêtera du matériel et mettra ses moyens de communication à disposition de l’Association Utopia, qui organise ce GN. En revanche, malgré la sollicitation d’Utopia, Avalon ne donnera pas d’argent à cette Association (vote du CA et du Bureau : 1 oui, 2 abstentions et 3 non). 8. Nuit du Huis Clos Occitane, le 27 octobre 2012 : Avalon participera à cet événement, en tant que membre du GLOP (Guide Ludique Occitane Provisoire). Guillaume et Yael organiseront un Huis-Clos Harry Potter. Il y aura également d’autres associations : Le Dragon Libournais, EQDR, le Grand Duc et Border GN. Cinq Huis-Clos sont prévus en tout, un 6e pourrait être organisé s’il y avait beaucoup de participants. Informations sur nuitduhuisclos.com, participation : 10€ par personne. Chaque Huis-Clos dure 4h, l’horaire prévu est 20h00-00h00. Lancement de la campagne de communication : début juillet. 9. Le Grand Siècle : Comme David, d’OVS, nous le demande, nous proposerons son jeu à nos membres et ils pourront utiliser nos locaux pour leur jeu de plateau. 10. Communication : par souci de facilité d’accès à l’information et afin de disposer d’un véritable site internet (et non d’une simple page web), Nathalie et Sylvain ont développé un nouveau site, plus exhaustif (des membres se sont plaints de ne pas trouver les informations recherchées). L’un des buts est d’améliorer la navigation tout en rajeunissant l’image du site. Les membres du Bureau et le CA donneront leur avis sur ce travail avant que Sylvain effectue le remplacement de l’ancienne page. La page Facebook est inactive, il faudra la réactiver et la tenir à jour. De nouveaux fly sont prêts, les logos de nos partenaires seront ajoutés à la maquette avant lancement de l’impression. Des tee-shirts seront éventuellement imprimés, mais nous attendrons qu’il y ait des offres promotionnelles sur Vistaprint (ou autre fournisseur). Enfin, nous projetons d’effectuer un travail d’archivage et de clarification sur le Forum.

Compte rendu du CA du 27/01/2012 : Présents :  Guillaume Bergeot (Président), Sylvain Parise (Trésorier), Nicolas Aufrère (Secrétaire),  Nathalie Aufrère (C.A.), Miguel Wetter (C.A.) et Patxi Mora (C.A.).

1 – Comptabilité : L’association possède à ce jour 2763,54€ dont 1600€ placés sur un Compte Epargne. A ce montant, s’ajoutent la valeur des stocks de confiserie, de boisson et celle des jeux possédés par l’association. Les dépenses : - Nous décidons d’investir une centaine d’Euros, approximativement, dans de nouveaux jeux, principalement d’ambiance (surtout pour les « mardi jeux » qui tournent avec la même base de jeux depuis longtemps), - Paiement du site internet, - Règlement de l’assurance de la Fédé GN, - Des adhésions aux différentes associations partenaires vont être renouvelées, - Enfin, nous envisageons la location d’un local ou d’un garage afin de stocker le matériel de GN en un seul lieu, sans dépendre de la bonne volonté d’un tiers. Cela dépendra toutefois du prix de location (qui doit être pertinent au vu de la valeur du matériel et des moyens de l’association). C’est pourquoi nous en rediscuterons et nous ne prendrons de décision que lorsqu’une opportunité se présentera. En attendant, il est demandé aux membres du bureau et au CA d’être attentifs à toute possibilité de stockage du matériel. Membres : l’association compte à ce jour plus d’une soixantaine d’adhérents. 2 – Activités : - BloodBowl : 15 personnes sont inscrites à la ligue BloodBowl à ce jour. De retour de la coupe du monde en Hollande, notre fière équipe, lauréate du prix du Fair Play, finit 72e sur 80. Entre autres anecdotes : ils ont affrontés les champions lors des premiers tours, chacun de nos participants a gagné au moins un match et Miguel a vu sa photo publié dans le journal local. Le weekend des 9 et 10 Juin, aura lieu le prochain tournoi BloodBowl.  Le devis est de 1330€. Nous rediscuterons de cet événement lorsque l’échéance sera plus proche, nous envisageons en effet de profiter du site pour organiser en plus une soirée enquête ce week-end là. -  Mardi Jeux : Tout se déroule bien, l’activité est en développement, nous comptons une moyenne de 25/30 joueurs par soirée (fréquentation variable en fonction des périodes de l’année). Les échos sont positifs. La collaboration avec le Café de Paris est concluante. - Les sessions du vendredi : Tout se passe bien aussi de ce coté là ! La fréquentation est redevenue plus « raisonnable », étant donnée la capacité de nos locaux. - La Camarilla : Les sessions de décembre et de janvier ont été annulées suite à la démission d’un organisateur et l’absence répétée d’un second. L’activité est donc en stand by, à moins que des volontaires se manifestent pour aider à l’organisation. 3 – Projets : Une Nuit du Huis Clos aura lieu à Libourne, courant Octobre. Elle est organisée par le GLOP (dont fait partie Avalon). Nous y serons donc et nous organiserons l’un des Huis Clos. Nous évoquerons de nouveau ce sujet lorsque le projet sera plus avancé. Le GN UTOPIA, dont nous sommes partenaires, aura lieu en Juin, sous réserve d’un nombre d’inscrit suffisant. Comme tous les ans : -  Fête de la Jeunesse en Septembre -  Forum des associations en Novembre Nous envisageons, de surcroît, de proposer des thèmes le 1er vendredi de chaque mois afin de sensibiliser les membres à des jeux, ou types de jeux, qu’ils ne connaissent pas ou peu. 4 – Communication : Nous allons imprimer de nouveau flyers, plus simples et plus sobres, dans le but de clarifier l’image d’Avalon : logo, adresse mail et un base line : « du Jeu, du jeu, du jeu ! ». Nous devons, en outre, reparler du forum et de son utilisation car les avis sont partagés. Cependant, suite au manque de communication sur certains événements, nous comptons changer radicalement la façon de communiquer de, et dans l’association. Siren de l’association : 525175006

Compte rendu du CA du 09/05/2011 : Présents : Guillaume Bergeot (président), Sylvain Parise (trésorier), Nicolas Aufrère (secrétaire), Nathalie Aufrère (C.A.), Patxi Mora (C.A.), Miguel Wetter (C.A.). Invités : Kim N’Guyen,  Christophe Fuzier .

1- Forum Bloodbowl : Toutes les sections ont été réactivées pour tous les inscrits au forum. Suite à l’incident du blocage de compte de certaines personnes, nous nous pencherons sur une refonte complète du forum.  Ceci afin de  clarifier la gestion et la navigation (pour  pouvoir sélectionner uniquement les parties  publiques ou bien celles réservées aux seuls membres de l’association, par exemple). 2- Comité de quartier du Toulon : La salle de l’étage du local nous est officiellement prêtée par le comité de quartier. Il nous reste à officialiser cela auprès de la mairie de Périgueux. L’usage de cette salle est libre pour  tous, qu’il s’agisse de s’isoler pour des jeux d’ambiance (éviter les nuisances sonores et pouvoir se « lâcher »), de vouloir rester au calme quand la grande salle est elle-même bruyante (jeux exigeant une grande concentration) ou encore quand la place vient à manquer dans la salle du bas. 3-Tournoi de Bloodbowl : Les sponsors et les lots sont trouvés. La convention doit  être signée avec le lycée (tournoi et session de Camarilla). Il est prévu que Patxi et Guillaume s’organisent  pour aller la signer avec les responsables du lycée. 4-Animation Cap Cinéma : Le CAP Cinéma de Périgueux nous a sollicités pour une animation prévue le 22 mai à l’occasion de la sortie de « Pirates des Caraïbes 4 ». Prévoir Costumes et jeux tels que Perudo, Corsar… Cette animation est encore en projet, nous attendons la confirmation du cinéma. 5-Coupe du monde de Bloodbowl : Nous avons actuellement  6 inscrits à 100 euros la place. Le bus nous revient à 113 euros l’aller/retour et il faut prévoir 57 euros par personnes sur place. Nous n’avons toujours pas trouvé de sponsors et l’association accepte de participer, en partie, aux frais. 6-Session spéciale de la Camarilla : Elle aura lieu en Juillet ou en Septembre selon les prix (salles) et la disponibilité des joueurs/organisateurs. Un budget de 300 euros est destiné à cette session. 7- Investissements : Pour 26 euros, nous avons acheté 50 badges avec le logo de l’association. De plus, l’association a investi 250 euros dans l’achat de jeux et d’équipes d’initiation pour  Bloodbowl. Enfin, nous commanderons d’ici peu 100 nouvelles cartes d’adhésion. 8-Assurance : L’assurance de la Fédé GN comprend la salle du vendredi ainsi que les manifestations organisées par l’association. Il faut cependant compter 5 euros de licence en plus pour les joueurs de GN. Cette licence, une fois payée, est valable sur tout GN assuré par la Fédé. Nous avons récupéré le numéro Siret de l’association : 525175006 00010.
Compte Rendu du CA du 07/01/2011 : Présents : Miguel Wetter, Paxti Mora, Nathalie Aufrère, Nicolas Aufrère, Guillaume Bergeot et Sylvain Parise Les changements d’adresse, de statuts et de bureau ont été signés et envoyés à la Mairie et à la préfecture. Ils seront aussi communiqués à la maison des associations  et au CIJ de Périgueux. Un rendez-vous a aussi été pris avec M. le Maire pour l’obtention d’une salle plus grande. - Communication En vue d’une communication plus efficace, il a été décidé d’établir une charte graphique pour l’association, permettant à la fois une information générale sur l’association ainsi qu’une variante plus détaillé pour chaque activité. Une déclinaison en sera faite afin de fournir aux membres participants aux événements des  T-shirts et des badges. Une refonte du forum aura lieu suite à la création de cette charte. - Achats Dans un premier temps, l’association investira dans une armoire de rangement ainsi que dans l’édition de flyers, affiches et autres supports de communication cités auparavant. Nous participerons aussi au financement de la Team Vésunna pour sa sélection au tournoi mondial de Blood Bowl. D’autres investissements auront sans doute lieu au cours de l’année en fonction des besoins et des activités, ces derniers seront abordés au fur et à mesure. - Partenariats A l’heure actuelle l’association est partenaire de :
  • L’AOL (Association des Œuvres Laïques)
  • Les Comité de Quartier du Toulon
  • Cap Cinéma
  • Le Pion de l’Isle
  • OVS (On Va Sortir)
  • Les Jeteurs de Dés de St Astier
  • Les Thétards
  • En Quête De Rêve
Nous tâcherons d’honorer au mieux ces partenariats. Naissance du GLOP (Guilde Ludique Occitane Provisoire), qui regroupera plusieurs associations ludiques d’occitanie afin d’organiser des manifestations communes autour du jeu, il s’agit ainsi d’un partenariat dont nous faisons partie et qui accueille déjà (entre autre) EQDR et Le Dragon Libournais avec qui nous avons déjà eu de bons et nombreux contacts. - Activités 2011 Les Mardi jeux trad continuent et auront désormais lieu au Garden Ice Café, sauf changement en cours d’année. A cette occasion nous recontacteront Asmodée pour l’organisation, en parallèle aux Mardi jeux, du Café-tour qui, en échange de la promotion et du testing de leurs nouveautés, permettrait à l’association d’acquérir gratuitement et en avant première les dites nouveautés. La Coupe Vésunna aura lieu bien évidemment. Les organisateurs estiment les participants à 50/60 joueurs et nécessitera une organisation et une préparation plus importante puisque nous profiterons de cette occasion et de la jouissance des locaux du Lycée Agricole pour organiser conjointement une session spéciale de Camarilla le soir, et peut-être un tournoi de jeux l’après-midi. Cet événement et sa préparation seront abordés au plus vite. La Camarilla Périgourdine suit son cours et verra l’année en cours ponctuée par quelques sessions spéciales, comme celle citée auparavant. Nous participerons de même à l’élaboration d’un grand Huis-Clos par le biais du GLOP, permettant ainsi à l’association de renouer avec le GN. En partenariat avec l’AOL, nous organiserons une grande Nuit des Loup-Garous à Borie Brut (on l’espère). L’après-midi sera surtout consacré aux enfants tandis que le soir sera ouvert à tous. Élaboration d’une soirée Vistani pour Septembre/Octobre… surprise… Mini tournoi de Bloodowl d’ici à Novembre. La Fête du Parc de la Source aura lieu, nous serons présents comme l’année dernière pour animer des jeux. Festival du Jeu fin Avril, avec la participation des autres associations de jeux de Périgueux. Il s’agit là de projets, certains étant déjà bien établis, nous ferons de notre mieux pour que tout ceci se concrétise et comptons sur tous les membres de l’association afin que cela soit le cas. Bien évidemment nous vous tiendrons informé de l’avancé de tout ceci et aborderons plus en détails chacun de ces projets en temps et en heure.

Compte rendu de l’AGE et de l’AG du 3 décembre 2010 : L’Assemblée Générale Extraordinaire n’a pas réuni le quorum de 26 personnes. Aussi elle est reporté au 17 décembre où l’ordre du jour sera reconduit :

  • Modifications des Statuts
  • Passage en année scolaire
Cet avis fait office de convocation. L’Assemblée Générale s’est bien passée. Le bilan moral et le bilan financier ont été approuvés. Le nouveau CA a été élu par 20 voix sur 21 pour Miguel Wetter et Paxti Mora et 21 sur 21 pour Nathalie Aufrère, Nicolas Aufrère, Guillaume Bergeot et Sylvain Parise. Le CA s’est aussitôt réuni pour désigner Guillaume : Président, Nicolas : Secrétaire et Sylvain : Trésorier. Les démarches administratives sont en cours. Vous pouvez télécharger le Diaporama de l’AG, et les nouvelles fiche inscription club avalon. Compte rendu du CA du 24 novembre 2010 : Présents : Kim Nguyen (président), Fred Bréal (vice-président), Sylvie Parise (secrétaire), SylvainParise (trésorier), Miguel Wetter (membre et représentant EQDR et FédéGN).
Le bilan financier a été présenté par le trésorier, globalement stable, Sylvain indique qu’il lui manque encore quelques informations relatives à la Camarilla. Le reste de la soirée a été consacré à l’écriture des futurs statuts de l’asso et à la préparation de l’AG. Fin du CA à 23h15.

Publié le vendredi 18 mai 2012 par nathalie

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